Årsavslutning- slik får du en god start på det nye året

Når året ruller mot slutten, og et nytt står for tur, er det lurt for foreninger, sameier og velforeninger å ta et lite pust i bakken og sjekke at det viktigste er i orden. Denne guiden er her for å hjelpe dere gjennom overgangen fra det gamle til det nye året uten for mye stress og blikket rettet fremover mot et godt nytt år. 
 

Årsavslutning – rund av året på en god måte

Økonomien  

1. Gå gjennom regnskapet for i år 

• Ta en gjennomgang: Det første skrittet i årsavslutningen er en grundig gjennomgang av regnskapet. Dette betyr at alle transaksjoner, både inntekter og utgifter, må være bokført og oppdatert. Vær oppmerksom på eventuelle uregelmessigheter eller uforklarlige posteringer. Om du ikke finner ut av det selv – få hjelp. 
• Troverdig og ryddig: Sørg for at regnskapet gir et troverdig og klart bilde av organisasjonens økonomisk. Dette er essensielt for å opprettholde tillit hos styre og medlemmer. 

2. Har dere fulgt budsjettet i år ? 

• Sammenligning og analyse: Sammenlign det faktiske regnskapet med det opprinnelige budsjettet. Identifiser avvik, og analyser årsakene til disse. Er det på grunn av uforutsette utgifter, eller endringer i inntekter?
• Forbered deg på spørsmål: Vær forberedt på å forklare eventuelle avvik til styret, revisor eller på årsmøtet. En klar forklaring er viktig for å bevare åpenhet og tillit.

3. Hvis dere har dere revisor, forbered revisjon i god tid:

• Revisjonsklar dokumentasjon: For sameier og større foreninger er det viktig å forberede alle nødvendige dokumenter for revisjon. Dette inkluderer balanserapporter, resultatregnskap, og noter.
• Klarhet og tilgjengelighet: Sørg for at alle dokumenter er klare, nøyaktige, og lett tilgjengelige for revisoren.

Medlemsregister og årsrapporter  

1. Medlemsregister:

• Oppdatert data: Gå gjennom og sjekk at medlemsregisteret eller er riktig og oppdatert. Dette er viktig for å sikre effektiv kommunikasjon. Kontroller også at kontaktinformasjon er korrekt og oppdatert.
• Personvern og regler: Følg gjeldende personvernregler når du behandler medlemsinformasjon. Les mer om personvern.

2. Årsrapporter og årsberetning:

• Innhold og struktur: Forbered årsrapporter som dekker organisasjonens aktiviteter, økonomiske situasjon, og eventuelle endringer i styret eller administrasjon. Disse rapportene bør være informative, tydelige, og gi et komplett bilde av året som har gått. Med Smartorg kan du enkelt opprette årsberetningen basert på dataene som allerede er registrert i systemet.
• Gjennomsiktighet og Ansvarlighet: Årsrapportene bør reflektere organisasjonens verdier og ansvarlighet overfor sine medlemmer.

Planlegg for årsmøtet 

1. Innkalling:

• Følg vedtektenes tidsfrister og prosedyrer nøye når du sender ut innkalling til årsmøtet. Dette sikrer at alle medlemmer får tilstrekkelig varsel og mulighet til å delta.
• Husk det viktigste: Sørg for at innkallingen inneholder tid, sted, og en foreløpig agenda.

2. Agenda:

• Strukturert: Forbered en agenda for årsmøtet som dekker alle viktige hovedsaker. Dette inkluderer punkter som godkjenning av årsregnskapet, budsjettet for det kommende året, valg av styremedlemmer, og andre viktige saker.
• Husk å legge inn tid og rom for diskusjoner og innspill: Legg til rette for en strukturert, men fleksibel agenda som tillater tilstrekkelig tid for diskusjon og spørsmål fra medlemmene.

Årsavslutningen og forberedelsen til et nytt år er en viktig fase å investere litt tid og legger grunnlaget for et godt nytt år.  Med SmartOrg får du god oversikt og hjelp til regnskap og årsberetningen og det er enkelt å planlegge og invitere til årsmøtet.

God start på nytt år 
 

Budsjettplanlegging 

1. Lag budsjett for det nye året tidlig:

• • Realistisk budsjett: Ta utgangspunkt i fjorårets regnskap og resultater for å utforme et realistisk budsjett for det nye året. Dette budsjettet skal inkludere en detaljert oversikt over forventede inntekter, utgifter og planlagte investeringer.
  • Bygg inn litt rom og fleksibilitet: Sørg for at budsjettet er tilpasset organisasjonens nåværende behov og har innebygd fleksibilitet for å håndtere uforutsette situasjoner.

2. Økonomiske mål:

• • Fastsettelse av mål: Definer noen økonomiske mål for året. Dette kan inkludere spesifikke sparemål, investeringsplaner i fellesressurser, eller andre prosjekter relatert til økonomi eller inntekter.
  • Oppfølging og evaluering: Planlegg for regelmessig oppfølging og evaluering av disse målene gjennom året for å sikre at organisasjonen holder seg på rett kurs.

Styre og formalia  

1. Oppdateringer av styret og nye roller 

• • Informasjon til nye styremedlemmer: Sørg for at alle nye styremedlemmer, valgt på årsmøtet, er grundig informert om sine roller og ansvar. Dette er viktig for en effektiv drift og forvaltning av organisasjonen.
  • Opplæring og Integrering: Tilby nødvendig opplæring og integrering for å sikre at nye medlemmer kan bidra effektivt fra starten.

2. Årshjul og planer:

• • Gjennomgang og Oppdatering: Basert på beslutningene tatt på årsmøtet, oppdater organisasjonens årshjul og planer. Dette kan inkludere endringer i fokus, nye initiativer, eller justeringer i eksisterende prosjekter.
  • Involvering: Sørg for at prosesser er inkluderende og transparent, og engasjer styret og medlemmer til å komme med forslag og innspill. 

Kommunikasjon og engasjement

1. Informasjon til Medlemmene:

• • Kommunikasjon: Kommuniser viktig informasjon fra årsmøtet til alle medlemmer. Dette kan omfatte endringer i budsjettet, styresammensetning, strategi/fokus eller endringer i organisering.
  • Klart og tilgjengelig: Sørg for at informasjonen er klar, forståelig, og lett tilgjengelig for alle medlemmer.

2. Plan for medlemsengasjement:

• • Øke engasjement: Utvikle en plan for å øke engasjementet og aktiver medlemmene. Dette kan inkludere organisering av arrangementer, informasjonsmøter, og andre aktiviteter som fremmer fellesskap og deltakelse.
  • Ta tilbakemeldinger og tilpass: Vær åpen for tilbakemeldinger og juster planen etter behov for å sikre at den møter medlemmenes interesser og behov.

Effektiv håndtering av årsavslutning og oppstart på nyåret er avgjørende for sunn drift i foreninger, sameier og velforeninger. Det handler enkelt sagt om å oppsummere å avslutte året som har vært på en god måte og samtidig klare å se framover og legge gode planer for neste år.   

Ved å gå gjennom og prioritere de viktigste punkter som er skissert her kommer dere langt – og sånt blir det gode foreninger av! 

Halve jobben er godt verktøy. Smartorg har innebygd funksjonalitet som hjelper til å gjøre både årsavslutning, planlegging, økonomistyring, aktivitet og kommunikasjon enklere. Prøv gjerne gratis om dere ikke er kunde allerede!