Våren er normalt årsmøtetid for de fleste foreninger og lag. Hvordan loser du årsmøtet trygt i havn?
Slapp av. I denne artikkelen skal vi hjelpe deg med en enkel oversikt over hva du bør gjøre. Vi gir deg også tips til hva dere bør ha på agendaen, hvordan innkallingen bør utformes og hvordan du gjennomfører selve årsmøtet.
Hvis du bruker SmartOrg er det meste av dette på plass for deg, men det skader aldri med for mye innsikt. Så la oss komme i gang.
Hva er egentlig årsmøte i en forening?
Årsmøtet er foreningens øverste organ hvor alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett. Årsmøtet kan ta avgjørelser i et hvert spørsmål som berører foreningen. Årsmøtet står fritt til å delegere denne myndigheten til andre organer, som for eksempel et styre.
Hva sier loven om årsmøtet i foreningen?
Vi har per i dag ikke noe egen foreningslov som regulerer drift av medlemsbaserte foreninger.
Vedtektene i foreningen fungerer som lovverk for foreningen. Start derfor med å sette deg inn i deres vedtekter og hva det står der om årsmøte, og om det stilles krav eller frister her. Andre lover som kan være relevante under spesielle forhold kan være Personvernloven (hvordan dere lagrer og behandler medlemsopplysninger) og Regnskapsloven hvis dere driver noe som kan regnes som regnskapspliktig virksomhet.
Først og fremst er det beste praksis som gjelder for en medlemsdrevet og demokratisk forening:
- Det er vanlig å avholde årsmøtet i starten av året og innkalling med saksliste bør sendes ut til alle medlemmer i god tid.
- Årsmøtet i foreningen fungerer ofte i praksis som generalforsmaling – altså et årlig eiermøte.
- De viktigste faste saker i en vanlig forening som bør dekkes er:
– Årsrapport (også kalt styrets årsberetning) med signert regnskap fra foregående år.
– Budsjett for nytt år
– Valg av nytt styre etter regler i vedtekter
– Fastsettelse av kontingent for nytt år– Andre viktige økonomiske saker eller aktiviteter som binder foreningen
- Utover dette er det vanlig å orientere om aktiviteter og andre viktige saker som man ønsker å forankre hos medlemmene
- Det er vanlig praksis å ha en fast saksliste, et generelt punkt med andre saker som tas opp av medlemmer, og å føre en protokoll som signeres av styret eller medlemmer dere utnevner.
Så lenge foreningen din bruker SmartOrg er denne prosessen enkel. Vi har nemlig satt hele rammeverket for deg og automatiserer de administrative prosessene og oppgavene.
Hvis du lurer på hvordan et system for dette kan fungere må dere gjerne prøve SmartOrg gratis i 30 dager.
Ellers er det bare å lese videre. Nå som du vet hva som er krav og beste praksis er det bare å komme i gang med konkrete forberedelser.
Dette må dere gjøre først
Det første dere må gjøre er å sette dato for årsmøtet. Hvis det står noe om dette i vedtektene, så prøv å overholde dette.
Det neste dere bør gjøre er å varsle medlemmene om dato for årsmøtet og gi dem en frist for innsending av saker som de ønsker behandlet på årsmøtet. Sørg for at fristen dere setter gir styret tilstrekkelig tid til å gå gjennom forslagene, forberede dere og gjerne komme med en innstilling.
Vi anbefaler at dere varsler medlemmene skriftlig, enten på e-post, SMS eller ved å legge en fysisk lapp i postkassen (f.eks vanlig i en velforening)
Hvis dere bruker SmartOrg som foreningsløsning er det enkelt å bruke meldingsmodulen til dette. Her velger om du vil sende e-post eller SMS, skriver meldingen og sender den ut med et klikk. Du trenger ikke lete opp kontaktinformasjon til alle medlemmene eller tenke på en E-post liste – den er oppdatert i systemet allerede og medlemmene har mulighet til å oppdatere sine egen kontaktinfo, adresse og andre viktige opplysninger.
Når varsel er sendt kan styret begynne å forberede agendaen og sakene som skal behandles. I tillegg må dere klargjøre årsrapporten/årsberetningen som ofte utgjør substansen i innkallingen til årsmøtet.
Slik forbereder dere årsmøtet
1. Klargjør årsregnskapet
Alle foreninger bør holde et tilstrekkelig regnskap. Når året er omme skal alle inntekter og utgifter summeres opp i et årsregnskap som presenteres for årsmøtet som viser bruken av medlemmenes midler.
Regnskapet trenger ikke være komplisert, men det er viktig å kunne dokumentere alle transaksjoner som går inn og ut av foreningens konto. På den måten vil det ikke oppstår noe tvil om noen stiller spørsmål med en transaksjon dere har hatt.
Hvis dere driver noen form for konkurranseutsatt virksomhet (f.eks butikk) må dere sjekke om dere har MVA plikt og om dere er regnskapspliktige ihht regnskapsloven og da må du være klar over at det er noen andre krav til regnskapet deres.
Hvis foreningen bruker SmartOrg og økonomimodulen og innebygde betalingsløsninger og fører inn inngående faktura og andre bilag vil årsregnskapet i praksis være ferdig, så da vil dere ha god kontroll her.
2. Lag årsberetning
Årsberetningen er en oppsummering av hvordan status er i foreningen og gir gjerne en redegjørelse av hva styret har jobbet med i inneværende periode. I årsberetningen er det ofte greit å ha med følgende punkter:
- Generelle opplysninger: Her skriver man gjerne hvor mange medlemmer man har, formålet og evt. annen viktig formalia.
- Styrets sammensetning: Her skriver man navnet på styremedlemmene og hvilken posisjon de har hatt i perioden.
- Styrets arbeid: Her skriver man hvor mange styremøter man har avholdt i perioden, hvor mange saker man har behandlet. Skriv gjerne også litt om hvilke aktiviteter man har gjennomført, resultatet av disse og annen relevant informasjon.
- Redegjørelse for årsregnskapet: Her bemerker du et overskudd eller eventuelle underskudd og legger ved kommentarer til årsregnskapet. Hvis det er andre forhold (som gjeld, lån eller andre spesielle omstendigheter) rundt regnskapet kan du gjerne også bemerke det under dette punktet. Bemerk gjerne forslag til hvordan dere vil bruke av overskuddet, eller hvordan dere skal dekke inn underskudd hvis dette ikke fremgår av årsregnskapet.
- Fortsatt drift: Under dette punktet kan man gjerne bemerke summen av disponible midler ved utgangen av regnskapsåret og hvorvidt det var en økning eller nedgang fra forrige periode.
Foreninger som bruker SmartOrg vil kunne slippe å tenke på mesteparten i dette punktet, da SmartOrg portalen automatisk lager et forslag til både styrets årsberetning og revisorberetning (om det er krevd i vedtektene) som dere kan se over, justere og signere digtialt.
3. Lag styrets innstilling til forslagene som har kommet inn
Hvis det har kommet inn noen forslag fra medlemmene er det viktig at dere i styret diskuterer dem og kommer med en innstilling før årsmøtet. I dette punktet presenterer dere hva dere anbefaler årsmøtet å vedta.
Hvis dere bruker SmartOrg anbefaler vi at dere legger innkommende forslag som egen sak og evt. eget vedlegg i selve årsmøtet. På den måten blir forslagene enkelt sendt ut sammen med innkallingen og det er enkelt å hente opp forslagene når de skal behandles.
4. Lag et forslag til budsjett
Et godt budsjett gjør det enklere å drive en forening gjennom året. Samtidig blir det enkelt å vite hva medlemskontingent bør være hvis denne er viktig for hva dere har råd til å gjennomføre.
I SmartOrg hjelper vi alle som trenger gratis med å sette opp et budsjett og en kontoplan, som du kan enkelt kopiere og gjøre justeringer fra et år til et annet.
På generelt grunnlag har vi sett at disse budsjettlinjene er viktige å få med:
Inntekter
- Medlemsinntekter (vanligvis kontingent)
- Inntekter fra aktiviteter, salg eller andre påmeldinger med betaling
- Tilskudd (eks. grasrot andel eller andre tilskudd til aktivitet eller prosjekter dere har fått)
- Renteinntekter
Utgifter
- Avsetning til vedlikehold eller aktivitetsfond
- Innkjøp eller leie av materiell eller utstyr
- HMS og internkontroll (hvis dere eier eller har ansvar for tekniske anlegg)
- Forsikring
- Styrehonorarer
- Kostnader til regnskapsfører, forretningsfører (eller SmartOrg)
- Gebyrer og evt. lån
Andre budsjettlinjer kan være sosiale tiltak (som kostnader ved dugnad), eller andre faste utgifter ellerprosjekter dere vet om.
Det kan være lurt å legge ved forslag budsjett som eget vedlegg i innkallingen slik at medlemmene kan forberede seg og evt. stille riktige spørsmål.
I SmartOrg er budsjettet enkelt å lage, endre, godkjenne og lagre som PDF som kan sendes som vedlegg til årsmøteinnkalling.
5. Sett en agenda for årsmøtet.
Beste praksis er at årsmøte skal behandle og godkjenne årsrapporten, regnskapet og gjennomføre valg til styret. Det er også et vanlig at møteleder og minst én person til signerer protokollen. Denne protokollen må være tilgjengelig for medlemmene i etterkant. Det vil den alltid være i SmartOrg portalen.
I tillegg kan det være innspill fra seksjonseierne som må behandles.
Årsmøte bør også behandle et budsjett for kommende år.
I mange foreninger kan det også være lurt å sette opp et årshjul for aktiviteter, vedlikehold og liknende som tas opp og behandles på årsmøtet.
Vi anbefaler at en agenda til årsmøtet som ser slik ut:
- Konstituering av årsmøtet: Her velger dere en møteleder, referent og hvem som skal signere protokollen. Deretter settes årsmøtet. Det er også vanlig å godkjenne innkallingen.
- Behandling av årsrapporten/årsberetning, inkludert regnskap: Her behandler dere årsrapporten og lar medlemmene komme med merknader før den tilslutt eventuelt godkjennes.
- Behandling av budsjett for neste periode: Ta utgangspunkt i forrige årsbudsjett og gjør eventuelle justeringer. Hvis dere ikke har et budsjett hjelper vi dere med å sette et på bakgrunn av vår brede erfaring.
- Behandling av innkomne forslag: Her behandler dere styrets innstilling av forslag som er sendt inn før fristen. Hvis det ikke er noen forslag får dere bare videre i agendaen.
- Behandling av årshjul for neste periode: Hvis dere ikke har et årshjul kan dere lage et med utgangspunkt i en av malene vi har tilgjengelig i portalen.
- Valg: Her velges det styremedlemmer som er på valg i perioden. Normalt velges styremedlemmene samlet, mens styreleder velges i et separat valg.
- Signering av protokoll: Med Smartorg kan du føre referat direkte i portalen mens møtet foregår. Når møtet avsluttes kan protokollen signeres rett fra telefonen.
Hvis foreningen din bruker SmartOrg er også dette punktet tatt hånd om. Vi har maler som gir deg et forslag til agenda med ett klikk. Selve protokollen lar deg hente inn agendaen automatisk og skrive referatet mens møtet pågår. Når møtet så er ferdig kan du sende protokollen ut og få den signert der og da via telefonen. Protokollen ligger da lagret i møtet og er tilgjengelig for seksjonseierne, som loven tilsier.
Dette bør stå i innkallingen
I innkallingen til årsmøtet ønsker du medlemmene velkomne med et tidspunkt og et sted. Legg så ved agendaen og gjør andre merknader som du syns er nødvendig. Hvis du bruker SmartOrg oppretter du kun en aktivitet for årsmøtet.
I fanen «agenda» skriver du inn agendaen, og så laster du opp vedleggene som er relevante for årsmøtet. Når vedleggene er oppe og agendaen er skrevet kan du sende ut innkallingen til alle medlemmene. De får da meldingen du skriver og vedleggene du har lastet opp.
Det er noen få ting som er viktig å ha med seg når du skriver innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre over har du mest sannsynlig dekket de allerede. Dette er viktig å vite:
- Innkalling til ordinært årsmøte bør skje med minst åtte og maks tjue dagers varsel. Innkallelse til ekstraordinært møte kan om nødvendig skje med kortere varsel, men likevel minst tre dager i forveien.
- Innkallingen bør være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon (som epost eller SMS) dekker dette kravet.
- Sakene som skal behandles må stå tydelig i innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre til agendaen over, så har du dette på plass. Et viktig poeng er at hver enkelt medlem har det klart for seg hva de går glipp av hvis de ikke møter, samtidig som de som møter har anledning til å forberede seg og delta.
- For at et forslag som krever to tredjedels flertall skal kunne behandles, bør hovedinnholdet være angitt i innkallingen. Sjekk i vedtektene om dere har spesielle krav her. Dette kan typisk være tilfelle hvis man ønsker å endre formålet med foreningen.
Slik gjennomfører dere årsmøtet
Nå er det tid for å gjennomføre selve årsmøtet.
På selve møte har alle medlemmene rett til å delta med forslags-, tale-, og stemmerett. Hvis et medlem ikke kan møte selv kan det utstedes fullmakt. Den må være skriftlig og motatt av styret før årsmøtet.
Møteledelse
Normalt er det styreleder som blir satt som møteleder på årsmøtet. Det er mulig å velge andre, som for eksempel en forretningsfører, en advokat, eller en representant fra oss i SmartOrg. Møtelederen er ansvarlig for at det blir ført protokoll over de sakene man behandler, og hvilke vedtak som fattes.
Når møtet er ferdig er det viktig at protokollen føres og at den som nevnt blir lagt tilgjengelig for medlemmene. Protokollen underskrives normalt av møtelederen og minst et medlem eller styremedlem.
Opptelling av stemmer
Normalt har hvert medlem én stemme hver. Dette kan justeres i vedtektene og i noen foreninger stemmer man etter andre regler.
Alminnelig flertall
Hvis ikke noe annet er bestemt i vedtakene avgjøres beslutninger med vanlige flertall.
Kvalifisert flertall
Det kan være spesielle saker som krever to tredjedels flertall (sjekk vedtektene deres på dette punktet). Det kreves normalt to tredjedels flertall for å f.eks endre vedtekter, formål og andre fundementale punkter.
Enighet
I noen tilfeller kan kreves det at alle medlemmer eller styret er enige. (sjekk om dere har slike punkter i vedtektene)
Det er viktig å være klar over at enighet ikke betyr enstemmighet. I saker hvor det må være enighet må alle medlemmene være tilstede, og alle må stemme for. Det er altså ikke alltid nok at alle på møtet er enig, hvis et medlem ikke er tilstede.
Tilslutning
Tilslutning betyr at den medlemmene et vedtak berører må være enig i vedtaket.
Hvis et forslag går ut på å begrense en eller flere medlemmers rettigheter bør dette dette være regulert i vedtektene, og at den eller de som vedtaket berører tilslutter seg vedtaket.
I en slik sak kreves det da altså to tredjedels flertall, og tilslutning fra den som berøres av forslaget. Et eksempel på en slik sak kan være disponering av eiendom, utstyr eller annet som foreningen eier.
Habilitet
I noen tilfeller må du som styremedlem eller medlem melde deg inhabil og kan dermed ikke delta i behandlingen av det aktuelle spørsmålet. Typiske saker kan være:
- eget eller nærståendes ansvar overfor foreningen
- et søksmål mot en selv eller ens nærstående
- et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor foreningen dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot foreningens interesser
I saker hvor du er inhabil kan du heller ikke la deg representeres av en fullmektig, eller være fullmektig for andre som er inhabil i en gitt sak.
Gjør årsmøtet enklere med SmartOrg
Godt jobbet, hvis du har kommet deg helt ned hit 🙂 Da er du i mål!
Vi håper du har fått noe nyttig ut av denne artikkelen og funnet noen gode tips før ditt neste årsmøte.
Det er mye å tenke på når man driver en forening, og det er viktig at foreningen drives forsvarlig og i henhold til lovverket. Godt forvaltede foreninger reduserer risikoen for konflikt, øker verdien av det dere driver med.
Vi opplever veldig ofte at det er mange som ikke er klar over de mange formalitetene man bør forholde seg til når man driver en medlemseiet og demokratisk forening. Det er også grunnen til at vi startet SmartOrg og ligger i DNA for SmartOrg portalen. Vi ønsket å lage et verktøy som gjorde det enkelt å drive noe sammen, åpent, demokratisk og riktig uten altfor mye styr og ekstrarbeid.
Med SmartOrg kan man derfor automatisere regnskapet og slippe å tenke på å lete frem bilag for årsregnskapet. Dere har malene dere trenger for å opprette agenda, innkalling og protokoll med bare noen tastetrykk. Viktigst av alt er tryggheten på at måten dere driver foreningen på er forsvarlig, transparent og i henhold til lovverk og beste praksis.
Hvis dere ikke allerede bruker SmartOrg i deres forening må dere gjerne ta kontakt med oss for en prat eller et demomøte, eller prøve SmartOrg Forening på egen hånd uten kostnad eller forpliktelser i 30 dager. DET er i hvert fall lett, og tar deg bare noen få minutter!